Forum - Stage industriel - Quelques pistes pour le rapport de stage et sa soutenance

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le 24/08/2009 @ 07h37
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Bonjour.

La rentrée approche et certains songent sérieusement à rédiger ou achever leur rapport de stage. Si ça peut vous aider, voici un article qu'avait rédigé Jean-Marie GROSSIER, enseignant en BTS MAI à La Réunion. Les conseils prodigués concernent le rapport de stage écrit comme la soutenance orale. Il y a tout un paragraphe concernant la communication dite "verbale" et "non verbale". C'est intéressant.

Bonne lecture !

Virgile VALETTE, le Webmaster du site BTSCPI.FR

 

Soutenance de rapport de stage

Jean-Marie GROSSIER 1


La préparation à l'épreuve de soutenance de rapport de stage en section de technicien supérieur constitue l'essentiel de la formation à la communication écrite et orale. C'est pour cela que nous nous réjouissons de publier cet important travail de synthèse, traitant à la fois de la rédaction du rapport de stage et de sa soutenance orale devant un jury. L'auteur a délibérément adopté un style original d'écriture, qui lui permet de s'adresser directement aux élèves qu'il forme. Cela ne fait que renforcer le poids des conseils et astuces qu'il souhaite leur prodiguer.

Quelques définitions

Rapport : exposé dans lequel on rend compte de quelque chose.

Exposer : effectuer un développement explicatif dans lequel on présente, par écrit ou oralement, des faits, des idées.

Rendre compte : exprimer objectivement, exacte­ment, complètement ce dont on a été témoin (vu et entendu sur une situation, un événement).

CONSEILS DE RÉDACTION

DU RAPPORT DE STAGE

Il est à rédiger en trois exemplaires (l'original pour le jury, un pour l'entreprise, un pour le stagiaire). Aucune règle de rédaction n'existe, néanmoins il est judicieux de respecter les conseils ci-dessous.

Couverture du rapport

Elle doit permettre une identification rapide du document. Pour ce faire elle comportera :

- un « visuel » synthétique illustrant l'organisme, ou votre projet ;

- le titre : Rapport de stage ;

- Société : .................................

- Stage effectué du ....................... au ................. ;

- Par ................ Section de TS….. - Lycée …........

1. Professeur agrégé de génie mécanique au lycée Lislet-Geoffroy de Saint-Denis de la Réunion.

Pagination indispensable

Le sommaire, après les remerciements, avec les numéros de chapitres et de pages, est indispensa­ble.

N'omettez pas de paginer votre rapport en prenant soin de ne pas écrire les numéros de pages trop près des bords afin qu'ils ne disparaissent à la photo­copie.

Type de papier

L'utilisation de papier machine à en-tête de l'entre­prise avec marque ou publicité est possible en en demandant l'autorisation à l'entreprise.

Documents techniques

L'ensemble des documents techniques (plans de grand format, gammes, notices, listing,...) doit être regroupé dans une annexe qui ne sera peut-être pas reliée comme le rapport. En effet, les lecteurs de votre rapport consulteront cette annexe comme document ressource si besoin est.

Lecture et approbation par l'entreprise

Le rapport doit être lu par l'entreprise avant la frappe définitive et visé impérativement avant sa remise définitive au jury. En effet, le rapport peut faire l'objet d'une autorisation restreinte de diffusion au jury, eu égard à sa teneur.

Rapport aéré et illustré

Illustrer le rapport avec des figures, des schémas et des photos avec leur légende (trop souvent oubliée), choisir les photos les plus significatives de ce que vous voulez montrer (un rapport n'est pas un album).

Soigner la présentation du rapport

Aider le lecteur à attaquer les paragraphes au moyen de flèches, de numéros, de points, de tirets, d'astérisques, qui facilitent la distinction des titres, sous-titres, etc.

Il est nécessaire que l'ensemble d'une page soit agréable à regarder, que les titres, sous-titres apparaissent clairement et se distinguent du texte.

Veiller à ce qu'il y ait suffisamment de blanc pour que le texte respire, qu'il soit agréable à lire et que l'œil se réjouisse (ne pas tomber dans l'excès de blanc... un titre par page sur cinq ou six pages d'affilée).


Mise en valeur

Mettre en valeur les parties concernées avec de la couleur par exemple. Un document doit séduire et non agresser. Un écrit est un « langage de traces », il doit donc être lisible. La lisibilité d'un écrit est la capacité à faire passer rapidement, exactement, agréablement le message au lecteur, elle doit être recherchée au niveau :

- du plan dans son apparence, des mises en évidence de l'essentiel ;

- du plan dans sa logique ;

- du contenu ;

- des moyens facilitant l'accès à l'information ;

- de la langue : vocabulaire, syntaxe ;

- du texte considéré comme un objet : format, papier, couleur, reliure ;

- des illustrations, du graphisme, des caractères.

Le message écrit a évolué sous l'influence de la nécessité de lire « vite et efficace ».

Recherchez une meilleure lisibilité. Les dossiers d'examen sont souvent :

- peu commodes et longs à consulter ;

- monotones à la lecture ;

- tristes et sans chaleur humaine.

Mais vous pouvez innover :

Juste : cohérence des éléments retenus pour assurer une meilleure lisibilité avec le contenu du texte, opportunité, adéquation du moyen choisi ;

avec goût : tous les éléments « visuels » doivent être en harmonie entre eux et avec l'image de marque de l'organisme, cohérents avec votre projet de présentation.

Quelques suggestions

A propos des titres, sous-titres...

Ils ont de multiples fonctions et doivent être pour le lecteur des jalons, des étendards :

- ne brouillez pas les pistes en les rédigeant de manière hétérogène, en les inscrivant au hasard ;

- détachez-les du texte ;

- ne les placez jamais en bas de page ;

- donnez-leur de l'éclat en évitant les platitudes : un résumé, très général, une étiquette du texte qui suit ;

- rédigez des titres expressifs du contenu ;

- des relais entre la table des matières et le lieu où se trouvent les informations recherchées ;

- exprimez-les de la même manière dans le texte et dans le sommaire.

A propos de la mise en évidence de l'essentiel

Qu’il s'agisse de mots, de groupes de mots, de paragraphes :

- renforcez les caractères ;

- changez de caractères ;

- soulignez ;

- détachez un ou plusieurs mots dans la marge, complé­tant ainsi le résumé constitué par les titres ;

- faites un encadré.

A propos de reliure et de couleur

Elles peuvent faciliter l'accès à l'information :

-présentez plusieurs fascicules reliés ou en pochettes, l'ensemble étant placé dans un dossier accompagné d'un sommaire général (si le document est long et si le règlement ne s'y oppose pas) ;

- pratiquez, si vous en avez les moyens, des découpes sur la tranche du document pour faciliter les recherches, à la manière d'un cahier de textes ou d'un répertoire de poche ;

-insérez des signets qui, à l'oral, faciliteront le dialogue avec le jury ;

- utilisez la couleur du papier ou du texte comme un élément d'agrément ou un code.

A propos de graphisme

Les caractères seront dactylographiques, dessinés ou transférés : ils sont de taille et style différents ;

- choisissez-les en harmonie les uns avec les autres et avec l’image de marque de l'organisme d'accueil ou le type de l'étude constituant votre dossier (industriel, commercial, adminis­tratif... ) ;

- n'oubliez pas que la répétition d'un graphisme de même taille et de même style d'un pa­ragraphe à l'au­tre est un re­père commode pour le lecteur.

Plan

Il faut accrocher le jury dès les premières pages lors de la lecture du rapport et lui donner l'envie d'aller plus loin.

Utilisation du « plan directeur » qui permet le suivi des développements effectués, de schémas, d'organi­grammes, photos, documents usine, produits, perspectives...

Style

Utiliser un style simple et exact, veiller à ne pas utiliser des expressions dont vous n'êtes pas sûr. Prenez soin d'éliminer toutes les fautes d'orthographe soit par vous-même, soit en faisant appel à votre professeur de français, soit encore avec le correcteur orthographique de votre traitement de texte préféré.

Découpage

Votre rapport doit comporter quatre parties essen­tielles :

1. présentation, contenu du rapport (remerciements, sommaire, plan directeur afin de suivre correcte­ment votre rapport).

Remerciements : sur la première page du rapport, quelle que soit la manière dont s'est déroulé votre stage, vous devez remercier :

- l'entreprise qui a bien voulu vous accueillir en stage ;

- le chef d'entreprise ;

- les membres du service où vous étiez et notamment le(s) responsable(s) de votre stage ;

- les membres des personnels qui vous ont aidé, conseillé...

Sommaire : ne détaillez pas le contenu de chaque page mais présentez tous les points traités faisant l'objet d'un titre, avec numéro de la page correspondante ;

2. présentation de l’entreprise ;

3. présentation de l'activité de stage. C’est à dire la partie « technique » ;

4. conclusion et bilan du stage :

- contact avec le fonctionnement d'une entreprise,

-prise de conscience des différents problèmes d'une entreprise (contraintes, délais),

- « expérience » industrielle, relations avec le person­nel,

-apport professionnel (perfectionnement, mise en pratique),

-apport humain, qualités humaines (assiduité, socia­bilité, patience, persévérance, fermeté, compé­tence, sens de décision et des responsabilités, maîtrise de soi, esprit d’initiative, aptitude à la relation avec autrui, intégration dans un groupe, esprit de coopération, esprit de remise en cause, etc.).

Mettre en évidence ce que le stage vous a apporté. Qu'en avez-vous retiré ?

Emettre ces propositions, des suggestions quant aux améliorations, évolutions, extensions possibles d'une part du service d'accueil et d'autre part de l'entreprise, ses perspectives d'avenir...

Documents usine

Photocopiez les documents nécessaires après l'avoir demandé à votre responsable de stage, et éventuellement occultez le nom de la personne concernée afin de respecter l'éventuel secret professionnel.

Equilibre des parties

Certains rapports possèdent beaucoup de « présentation entreprise » et peu « de technique », d'autres l'inverse. Il est donc nécessaire, pour une bonne harmonie, de respecter la partition suivante :

-1/4 à 1/3 présentation entreprise ;

-2/3 à 3/4 partie technique, thèmes étudiés durant le stage.

Suivi quotidien

Il semble pri­mordial de noter informations, impressions, réflexions... quotidiennement sur un « journal de bord », cela vous permettra de mieux rédiger votre rapport (pendant vos temps de loisirs).

Présentation de l'entreprise

Importance des points suivants

Une entreprise est un « milieu vivant », et un milieu vivant qui est en bonne santé est un milieu qui bouge de par sa taille, sa structure, son implantation, ses services, son personnel, ses produits fabriqués, etc.

Ne vous inspirez donc pas d'un rapport précédemment établi pour y relever des informations, plans, organigrammes qui seront de toute façon faux puisque datant d'au moins un an… voire plus.

Demandez les informations d'ordre financier, adminis­tratif, comptable, technique, gestionnaire, juridique... aux personnes spécialisées dans l'entreprise. Ces informations ont un caractère confidentiel entre le stagiaire, l’entreprise, le jury (qui n'est pas là pour comparer deux entreprises mais pour évaluer un rapport de stage et votre prestation).

Exemple : un technicien(a fortiori un ouvrier, un manoeuvre ne connaît pas forcément le prix de revient d'un produit... il le fabrique : une secrétaire ne connaît pas forcément la répartition des parts sociales de l'en­treprise. un comptable ne connaît pas forcément la cadence de production d'unie machine... etc.

Il est surprenant qu'un PDG se voit attribuer plus de 50% des parts sociales alors qu'il n'en a que 15 % en réalité... situation d’autant plus délicate quand le PDG lui-­même est au jury ! (il cherchera bien entendu à savoir où vous avez eu ces informations ...).

Une entreprise en « mauvaise santé » aura quelques réticences à vous communiquer des informations financières... cela paraît logique ; au pire des cas le « certificat de santé » ou bilan financier de chaque entreprise, et pour chaque année, est normalement disponible à toute personne auprès des services de la chambre de commerce ou sur Internet.

Informations nécessaires

à une bonne présentation de l'entreprise

1.Situez l'entreprise dans l'espace avec ses différents lieux d'implantation, puis citez les produits fabriqués (les montrer éventuellement).

2.Exposez la structure et les caractéristiques spécifi­ques.

3.Historique de l'entreprise, évolution de l'entreprise dans le temps et finir par le service d'accueil. Il existe d'autres modes de classement que l'ancienneté et le capital... l'évolution des produits par exemple, ce qui per­mettrait sans doute de définir le service d'accueil ainsi que le support du thème proposé pour le stage.

4.Fonctionnement de l'entreprise : fiche technique

Raison sociale

Adresse, téléphone

Forme juridique (SA, SARL,...)

Capital social, nombre d'actions et valeurs nominale ; répartition selon les actions, cours en bourse des actions (premier marché, second marché)

Objet de l'entreprise : services rendus, produits proposés

Chiffres d’affaires réalisés (évolution sur trois ans par exemple)

Bénéfices ou pertes sur trois ans

Segmentation par activité (en francs et en % du CA)

Place de l'entreprise sur le marché (régional, national, international...)

Principaux concurrents (sur le même produit, sur des produits similaires)

Productivité chiffred'affaires par personne

Budget de formation (en francs et en % de la masse salariale)

Politique sociale

Stratégie d'avenir (recherche...)

Exploitation des sous-produits, déchets (traitements...)

5.Structure et organigramme du groupe :

- organisation des différents services de l'entreprise ;

- organigramme « hiérarchique » (s'il existe, sinon ne le créez pas !!!)

Partie « technique »

Présentation du service d'accueil

-Description, structure, organigramme (s'il existe !!!) permettant de situer la place et la fonction de chacun.

-Différentes activités du service, sa fonction, sa position.

Conditions de déroulement du stage

-Secteur d'activité, sur quelle(s) fabrication(s) ? à quel stade de la fabrication ? (sous forme degraphe ou schéma).

-Mettre sous forme ma­nuscrite les besoins réels de l'entreprise, l'objectif du stage, le thème proposé : cahier des char­ges. Le jury a besoin de savoir à la lecture du rapport quelle était la mission qui vous a été confiée réelle­ment (il ne doit pas le découvrir lors de votre prestation...).

-Etablir un compte rendu d'activités du stage, principales tâches accomplies en relation avec le thème proposé (sous forme de tableau par exemple).

Ce compte rendu est essentiel, il devra comporter l'énu­mération des travaux que le stagiaire aura réellementet personnellement effectués.

Exemple : participer à... ne veut rien dire si un pour­centage ne donne pas la part effective du travail du stagiaire.

Remettre à jour un dossier, remettre en état une machine nécessite « un état des lieux » avant et après votre inter­vention.

Photocopiez quelques documents essentiels avant modification, photographiez les systèmes, machi­nes, matériels avant intervention, afin de bien montrer ce que vous avez réellement fait.

Déroulement du stage

-Etude du cahier des charges (dossier, étude antérieure, documents fournisseurs, dessins, plans, photos... avant intervention).

-Analyse des données.

-Exploitation des données.

-Cheminement prévu pour la résolution du problème posé (organigramme).

-Problème(s) technique(s) rencontré(s).

-Méthodologie de résolution des problèmes rencontrés.

-Documents réalisés (évolution du dossier, dessins, plans, photos... après intervention).

-Réalisation, mise au point, diagnostics, montage, démon­tage…


Observations générales du jury

sur la rédaction du rapport

-Précisez s'il y a eu aboutissement de projet ou non. Ceci est à indiquer lors de la présentation du projet. Non aboutissement du projet : pourquoi ? (temps, trop ambitieux).

-Bien mettre en valeur les travaux effectués (avant, après...).

- Trop de candidats situent mal leur projet, il est impé­ratif de développer la fabrication du produit concerné par votre étude et de bien situer l'intervention par rapport à la fabrication du produit (sous forme de schéma, perspective de la chaîne de fabrication et mise en valeur des modules concernés. Ex. : fabrication de sucre, un schéma accompagnateur permet de mieux suivre le processus mis en oeuvre décrit oralement).

-Dessins, schémas (de commande, puissance notam­ment), respect des normes en vigueur.

-Utilisez des légendes, nomenclatures pour identi­fier les appareillages.

-Utilisation de termes méconnus du jury (et parfois du stagiaire) : ex. : aliment B10, fardeleuse, bouteille PET, PVC, travail sur le PCC, détail sur le schredder, malaxeur permettant la cristallisation en deux jets au lieu de trois.

-Recherche de solutions et choix : on trouve une solu­tion et une seule, on trouve x solutions sans choix ou avec un choix non justifié.

-Chiffrez les études proposées pour faciliter l'aboutis­sement du projet pour l'entreprise.

-Ne pas tout mélanger pour le calcul du prix de revient du système.

-Estimation du coût de l'étude ou intervention (effec­tuée par le stagiaire) si l'entreprise devait faire appel à une société extérieure.

-Faire des propositions, projets éventuels, exten­sion possible du système étudié.

-Bilan de stage par rapport au cahier des charges du thème proposé.

-Nul ne s'est intéressé de savoir, avant sa prestation, soit quelques temps après le stage, ce qu'est advenu le projet ou la réalisation qu'il avait fait.

- Rapport de 80 pages : à la 60ème, travail réel du stagiaire ?

CONSEILS DE PRÉSENTATION

DU RAPPORT DE STAGE À L'ORAL

Préparation de l'exposé

Quelques-uns sont capables d’improviser, qu'ils remer­cient la nature ! La plupart sont obligés de méditer ce qu'ils vont dire et de s'aider de notes écrites. Quelles préoccupations doit-on avoir ?

Bien utiliser le temps imparti (30 min = 20 à 25 min d'exposé, 5 à 10 min d'entretien)

Il faut proportionner le contenu de l'exposé au temps dont vous disposez : l'utiliser entièrement, « sans déborder », n'est pas aussi aisé qu'on pourrait le croire.

Deux écueils sont à éviter :

-l'exposé fleuve qui, gonflé de considérations acces­soires, alourdi de multiplesrépétitions ou ralenti par une élocution trop hésitante déborde surtout aux premiers essais ;

-l’exposé bâclé qui, à la grande surprise de son auteur d’ailleurs, se termine au bout de quelques minutes en raison d'unrythmefébrile (nervosité excessive), précipité par le trac ; il s’ensuit un exposé impossible à suivre, au rythme trop rapide, débit précipité… (pénible pour les auditeurs).

Quelques règles élémentaires peuvent vous permet­tre de ne plus être angoissé(e) par ce problème de la durée :

-minutez à l’avance votre exposé en le prononçant pour vous-même, ou devant des amis, des camara­des, si pos­sible en l’enregistrant, ce qui vous offre en outre une fructueuse possibilité d’autocorrec­tion ;

-prenez l’habitude de placer une montre devant vous, au début de l'exposé, afin de la surveiller discrètement (rien n’est plus irritant qu’un exposant qui regarde son poignet en permanence), pas de réveil ni d'alarme pro­grammée !!!

-surtout prévoyez de développer ou non certaines idées secondaires ou des exemples complémen­taires en fonc­tion de l'évolution de l'exposé, vous disposerez ainsi d’une réserve qui vous accordera une liberté précieuse et pourra toujours, si vous ne l'avez pas utilisée, vous servir dans la discussion.

Elaborer un plan

Exposer un rapport de stage n'est pas « raconter » ou « lire» ce qu’il contient (ce n'est pas un bréviaire !!!). Il vous est demandé de « soutenir » le rapport de stage, cela signifie le présenter d'une façon globale en insistant sur les éléments essentiels uniquement : laisser les détails, y faire juste allusion.

Le jury est censé ignorer votre rapport de stage et le candidat doit en tenir compte dans sa présenta­tion :

-localisation de l'entreprise, définition des abréviations SPHB, SCPR, SRPP,...

-différentes fabri­cations, différentes activités de l'entreprise suffisent à présenter l'en­treprise ;

-code postal, numéro de té­léphone, nu­méro de télex sont inutiles ;

- remerciements oraux adressés à l’entreprise, aux pro­fesseurs ne sont pas nécessaires, perte de temps.

L'exposé doit être logique et donc clair et progressif (éviter de revenir en arrière : « j'ai oublié de vous dire que... »), ce qui impose impérativement d'établir « un plan directeur d'ex­posé » à présenter en début de séance et auquel vous devez faire référence à chaque développe­ment terminé, essayez d'y adjoindre une transition permettant le passage d'un « chapitre » à un autre ( voir reporter télévision ou présentateur(trice) de journal télévisé...).

Ce « plan directeur » est le reflet d'un exposé structuré, sa présentation doit être la plus claire possible mais aussi la plus attractive car il vous faut retenir l'attention du jury.

Disposez soigneusement vos notes

Des notes trop sèches, trop réduites, vous laisseront peut-être « en panne » : qu'ai-je voulu dire par là ? Qu’avais-je mis sous ce titre ? bilan : un instant de silence… la panique peut s’installer et « briser » votre exposé.

La tentation permanente des étudiants, surtout débutants, est de rédiger intégralement le texte complet de leur exposé : ils se sentent ainsi à l'abri de « trous », « d'hésitations » ou « fautes de français », il n'y a plus qu'à lire... de toute évidence cette lecture - plus ou moins dissimulée - au rythme trop rapide pour une présentation orale vivante, est souvent des plus ennuyeuse et monocorde. Vous risquez d'endormir votre auditoire (rappelez-vous qu'il n'est pas là pour cela, mais pour vous « admirer » et sur­tout évaluer votre prestation !!!). Il faut absolument pros­crire cette méthode.

Seules l'introduction et la conclusion peuvent être inté­gralement rédigées, ce qui permet un début ferme et un achèvement net de l'exposé, mais pour le développe­ment suivez les « règles » conseillées.

La présentation doit être aussi claire que possible pour faciliter le repérage : où en suis-je ? qu'est-ce qui vient après ?...

-prendre des feuilles de grand format et n'en utiliser que le recto ;

-paginez vos notes (évitez d'amuser ou d'agacer votre auditoire en vous interrompant pour chercher la suite, en « froissant » du papier...) ;

-écrivez très lisiblement et aérez au maximum la pré­sentation : isolez les chiffres, citations éventuelles : cou­leur distincte, référence au rapport de stage : page... (tout temps mort passé à feuilleter anxieusement un ouvrage à la recherche d’un paragraphe, d'une figure, d'une photo, d'un dessin, devenu introuvable, doit être évité !) ;

-établissez un plan clair nettement hiérarchisé et assez détaillé ;

-utilisez un style télégraphique pour illustrer les idées principales et les données (les notes étant plus ou moins copieuses en fonction de votre degré de fami­liarité avec le sujet traité), les formulations restent brèves et nettes ;

-utilisez des caractères de dimensions différentes ou des couleurs pour distinguer les idées principales des idées secondaires (numérotez et n'hésitez pas à annoncer ces divisions : « premièrement »... « deu­xièmement »...).

Préparez minutieusement

la réussite matérielle de votre exposé

Utilisez au maximum les moyens disponibles : tableau à craie (scolaire), tableau « blanc » ou de conférence (type chevalet), rétroprojecteur, vidéo­projecteur, photos, diapositives, cassettes, schémas, plans... produits fabriqués par l'entre­prise dans la mesure du possible, sinon les présenter sur diapos, photos, transparents...

Utilisez adroitement le tableau : si vous le pouvez, dessinez à l'avance vos croquis, schémas, etc. Le tableau dit de conférence (chevalet sur lequel est fixée une liasse de feuilles grand format) est, malgré ses dimensions plus restreintes, souvent préférable au tableau noir tradi­tionnel : couleurs plus vives et plus variées, liberté de préparer et de conserver de nombreuses pages d’inscriptions, notamment le plan de l'exposé (toujours visible) afin de bien situer (pour vous et pour l'auditoire) chacune de vos interventions.

Dans le cas d'utilisation de tableau à feuilles, ne démas­quez votre tableau qu'au moment de vous en servir, sinon vos auditeurs risquent de s'y intéresser à contre­temps au lieu de vous écouter. Placez-vous de côté pour ne gêner personne au cours de votre explication, munis­sez-vous d'une règle ou d'une baguette... cela facilite l'élocution (à condition de ne pas s'en servir comme un jouet !!!).

Si vous devez écrire au tableau au cours de l'exposé :

-vérifiez auparavant que vous avez les outils adéquats : craie., feutre, éponge,...

-utilisez méthodiquement toute la surface : partez de l'angle supérieur gauche ;

-écrivez gros et lisiblement ;

-continuez ce parler tout en écrivant afin de ne pas rompre par un silence trop prolongé la progression de l'exposé (mais pensez que parler face au tableau néces­site d'élever la voix !) ;

-déplacez-vous sur le côté dès que possible.

De même si vous avez besoin d'un matériel divers, pre­nez toutes les précautions nécessaires pour éviter « des trous » et ne pas « rater » la démonstration. Soyez per­suadé(e) que votre exposé sera plus efficace si vous uti­lisez un tableau ou si vous montrez une pièce, une maquet­te, etc., mais connaissez bien votre sujet, car il vous sera plus difficile de consulter des notes en même temps.

Si vous utilisez des enregistrements sur cassettes, ou diapos (ou autres moyens), installez votre matériel avant votre exposé et mettez au point son utilisation afin que vous ne soyez pas obligé de vous interrompre longuement devant les difficultés techniques imprévues !!! (De même le maniement de ce matériel vous rendra plus difficile la consultation de vos notes : bien posséder la partie correspondante).

Si vous prévoyez des documents :

-numérotez-les en correspondance avec vos notes ;

-mettez en valeur la (ou les) partie(s) concernée(s) par des couleurs ;

-écartez-vous du rétroprojecteur pour ne pas masquer la projection (à gauche pour un droitier, à droite pour un gau­cher) ;

-« travaillez » sur le rétroprojecteur avec la pointe d'un stylo par exemple, pour accompagner vos paroles, explications...

La réussite matérielle de votre exposé dépendra éga­lement du contrôle permanent de votre attitude, de votre tenue... quelle que soit la qualité intellectuelle de votre travail, sachez qu’une attitude ou un détail incongru(qui va contre les règles du savoir vivre) vous nuiront et rappelez-vous que « l'imagination dispose de tout ».

Présentation de l'exposé

Nous abordons maintenant la dernière phase de pré­paration à « l'oral ». Cette étape importante concerne « la communication et l'expression » et l'évaluation de l’épreuve porte sur deux points essentiels :

-maîtriser tes techniques de la communication orale devant un auditoire non familier ;

-utiliser la langue française correctement et avec clarté. Il est clair que ces « exigences » visent à la fois les capa­cités que vous avez acquises et leur manifestation devant autrui. Or c'est par tout le corps que s'expriment ces capa­cités ; c'est le corps entier par ses gestes, son rythme et son souffle qui est concerné dans la relation avec les autres et, en particulier, les membres du jury. Les meilleures idées acquièrent du relief, non seulement par le choix des termes, mais aussi grâce aux nombreux signes qui les accompagnent : postures, mimiques, regards, ton de la voix...

Lorsque vous vous adressez à quelqu'un, à un groupe ou autres membres du jury, ce que vous dites - le contenu de votre message appelé « verbal » - se combine avec les signes cités ci-dessus, appelés « non verbaux », ceux-ci distincts du discours lui-même expriment aux interlo­cuteurs des significations en plus du contenu verbal.

Il va de soi que, pendant cette épreuve, vous vous effor­cerez de réaliser au mieux cette alliance des signes et du contenu qui donnent à toute intervention sa perti­nence, sa crédibilité et sa véritable dimension. Votre attention doit être attirée particulièrement sur les expressions que peut produire votre corps sur l'observation de vos attitudes. J'insiste sur la nécessité de vous entraîner à cette alliance de signes et de contenu et vous engage à pratiquer l'observation de vos compor­tements.

Avant de « développer » les signes du « non verbal » et de donner quelques « conseils », il me paraît important de faire la remarque suivante, l'exposé oral vous place dans une situation de communication qui présente des avantages :

-vous pouvez nuancer l'expression de votre pensée non seulement par le choix des termes et des tournures syntaxiques mais également par les inflexions de la voix ;

-vous pouvez observer les réactions de vos auditeurs à vos propos et le « feed­back » est immédiat (feed­back : retour à l'émetteur de l'effet produit par le message).

Mais soyez aussi conscient des inconvénients correspondants :

- pour être reçu, votre mes­sage nécessite l'attention conti­nue des auditeurs : il vous faudra éviter tout « bruit » susceptible de l'interrompre (on appelle « bruit » : tout signal indésirable dans la transmis­sion d un message : passage d’un avion, craie qui grince au tableau, exposant qui trébuche sur l’estrade...) ;

-par opposition à l'expression écrite, aucun retour en arrière n'est possible pour compléter ou améliorerla for­mulation ;

-la spontanéité de l'expression est un atout par son ca­ractère vivant mais une dif­ficulté car, sous l'effet de l'émotion, elle peut ne pas être assez réfléchie, conduire à des répé­titions lourdes ou des phrases improprement construites.

La réalisation de l'exposé doit tenir compte de ces don­nées et de l'importance de la fonction du langage.

« Conseils » sur les signes « non verbaux » : le corps

Comportement général

L'habillement, les images du corps, les postures sont des indicateurs du milieu dans lequel vous évoluez, de l'édu­cation reçue, mais ils sont aussi des signaux de votre état d'esprit actuel. L'attitude globale, le port de tête, les mou­vements corporels expriment votre manière d'être, votre disposition d'esprit avant toute parole.

Pensez à votre corps : une attitude avachie, une décon­traction désinvolte, une immobilité rigide, une mobilité excessive, des marques de nervosité (froisser ses feuilles de notes, les agiter d'une main tremblante, tapoter fébri­lement la table avec un stylo...) sont autant d'éléments affaiblissant l'expres­sivité de l'exposé.

Veillez à soigner votre appa­rence et votre façon de vous tenir. Etre à l'aise dans sa peau. Si l'on est un peu tendu au départ, ne pas trop s'en soucier (facile à dire !!!). Laissez-vous prendre par le sujet traité et cela disparaîtra.

Les gestes

Une statue n’est pas vivante, un fauve en cage circule sans arrêt : évitez ces deux extrêmes en utilisant les gestes nécessaires pour souligner certains passages importants. Les mouvements des mains, des bras, des épaules, les changements de posture qui accompagnent le message, les positions des pieds, la manière de s'asseoir, de se lever, de se déplacer témoignent de votre disponibilité à l'égard de l'épreuve.

L'enregistrement vidéo permet à l'exposant de prendre conscience de ses défauts de présentation physique et de corriger rapidement sa gestuelle. Mesurez la production de vos gestes et mouvements : ils doivent être harmonieux et non mécaniques. Maîtrisez vos gestes devant une situation embarras­sante.

Le visage

L'ignorance, le doute, la crainte, la confiance, l'appro­bation, la désapprobation, l'indifférence, le dégoût trans­paraissent à travers les mimiques et sont soulignés, avec toutes les difficultés d'interprétation possibles, par la morphologie du visage.

Soyez souriant, avec un visage « ouvert » : ceux qui sont crispés créent un climat de tension dans l'auditoire. Le mimétisme joue un rôle très important. Par votre pré­sence, créez un climat sympathique entre vous et le jury. Utilisez toutes les richesses expressives du visage pour mettre en valeur les nuances de votre prestation. Entraînez-vous oralement devant une glace et observez vos expressionsmimiques, c'est le meilleur entraîne­ment.

Le regard

Le regard, et notamment sa direction, relève du point précédent puisqu'on parle de « fuite du regard » pour souligner la crainte, l'anxiété de quelqu'un.

Evitez de regar­der dans le vague, ou le plafond, ou le fond de la salle, votre regard ne doit pas être rivé sur vos notes, ou sembler fuir celui de l'auditoire ni même quêter anxieusement l'approbation du jury. Tout en par­lant, détachez-lede vos feuilles de notes le plus souvent possible pour parcourir calme­ment l'auditoire des yeux. Vous recueillerez par là même des informations sur l’intérêt et les réactions suscitées par votre prestation et pourrez adapter en conséquence la suite de l'exposé.

N'hésitez donc pas à échanger des regards avec les membres du jury le plus « naturellement » possible. Par ce simple moyen, vous combattrez cette impression de devenir une chose, « la proie» comme on dit communément, de deux ou trois paires d'yeux. Cette tension est normale en situa­tion d'examen. N'oubliez pas que les membres du jury le savent aussi. Ils reconnaîtront vos efforts.

Maîtrise et variation de la voix

Au cours de vos études, vous avez sans doute assisté à des exposés, des cours pendant lesquelsla voix de l'intervenant était agréable à entendre ou, au contraire, métal­lique, rauque… à partir de ces expériences, vous admet­trez facilement que la modulation de la hauteur de la voix, ses variations d'intensité, de timbre, ont une impor­tance non négligeable pour souligner le sens de vos phrases,de vos mots. La mise en valeur des articulations de votre message dépend du débit, du rythme, des qua­lités de l'articulation, de l'accent même du langage. Ce que vous voulez effectivement dire dans votre message verbal est relayé, valorisé, modelé par les effets de la voix.


La puissance (ou portée)

Elledevra correspondre à l'importance de l'auditoire et à la taille de la salle (pas d'excès, voix basse dans une grande salle : on n'entend pas ; voix haute dans une petite salle : on a l'impression que vous criez). Au besoin, interrogez l'auditoire : « m'entendez-vous bien », n'attendez pas que lu jury vous le signale... « parlez plus fort SVP ».

Créez une certaine harmonie des sonorités, par exemple quand vous indiquez un résultat important, ralentissez, articulez davantage, changez de ton (voix plus grave généralement).


Le rythme (ou débit)

Parlez lentement, et plus l’auditoire est nombreux plus il faut parler lentement, car il faut donner à chacun le temps de comprendre (de noter éventuellement) ce que vous avez dit.

Ilfaut savoir ralentir ou accélérer le débit : on présente sur un rythme rapide des idées secondaires détaillant les aspects d'une idée déjà exprimée, des exemples constituant une illustration du propos, on ralentit pour sou­ligner un passage important, un fait décisif.

Il faut également utiliser les pauses avec pertinence : des pauses trop fréquentes conduisent à une diction hachée pénible pour l'auditoire et rendent difficile la perception de la progression logique de l’exposé : inversement leur insuffisance constitue un obstacle pour la prise de notes, masque le plan et efface la hiérarchisation des idées.

Tableau du langage non verbal

Nature du non verbal

Formes qu'il peut prendre

Interprétations possibles

La position du corps

-Maintien du buste

-Position des jambes (serrées, écartées, pliées, tendues)

-Façon de s’asseoir

-Nature de l'équilibre (où est le centre de gravité ?)

-La position du corps " colle " au tempérament (buste en avant, en arrière). Elle contribue à mettre à l’aise (respiration, ascendant, confort), renseigne sur le degré d'assurance, de timidité, de désinvolture, de conviction

Les mouvements du corps

-Se lever, s’asseoir

-Faire les cent pas…

-Se redresser, se tasser

-Tourner en rond, piétiner

-Le corps enregistre des sensations plus générales provenant de la façon dont est vécu le dialogue (contentement, étonnement, inquiétude, agacement...)

Les mouvements de la tête

-Nature du maintien, du port…, hochements, balancements, rigidité, verticalité, étirement du cou

-Ils ponctuent la phrase, suivent de près les intonations, les renforcent.

-Ils se substituent à la parole pour dire oui, non, un peu, presque

Les gestes

-C’est la mise en jeu des avant-bras, des bras et des épaules, une infinité de gestes est possible. Ils relèvent de l'expression corporelle

-Le geste donne naissance à laparomle. Le corps « libéré » bouge.

-Les gestes sont un remède au trac.

-Les gestes rendent vivante la parole.

-Certains ne relèvent que de l’intention de se donner une contenance.

Les mains

-Se croisent, se posent à plat, battent l'air, s'ouvrent, se ferment, se serrent, se crispent, les doigts jouent à mimer

-Les mains doublent la parole. Elles "imagent" la pensée, dessinent.

-Elles enregistrent la tension, le trac ou l’aisance (fébrilité, confort, dynamisme, apathie).

Les expressions du visage

-Toutes les mimiques (front, sourcils…), grimaces, sourires, tics (bouche en coin…)

-Elles anticipent sur la parole.

-Elles renseignent sur l'écoute.

-Elles reflètent le "confort" et la tension de l’orateur

Le regard

-Fixe, fuyant, mobile, circulaire, instable, vide, " ailleurs "

-Renseigne sur l'adhésion aux idées.

-Renseigne sur la vie intérieure.

-Prend une signification morale (franc, sincère, honnête).

-Sert à juger (bête, intelligent ...).

Les relations aux objets

-Jeu avec les stylos

-Les bijoux

-Les montres, les lunettes

-Le visage en tant qu' objet

-Les boutons des vêtements

-Faire des dessins, griffonner

-Les objets servent d’exutoire à la nervosité, la tension, l’appréhension, l’objet et l’activité qu’il suscite sont un refuge (volonté de se retrancher…), la relation aux objets est manifestation du détachement, de la lassitude…, la relation aux objets est parfois simple recherche de contenance.

Les bruits

-Toux, toussotements

-Raclement de gorge

-Tapotements

-Soupirs

-Mots parasites (euh…, n’est-ce pas…)

-Les bruits peuvent être compris comme volonté de se manifester en dehors de la parole.

-Leur signification peut être totalement contradictoire.

Les sensations

physiologiques

-Rougir, pâlir

-Avoir chaud, froid

-Se crisper, bégayer

-Trembler

-Respiration haletante

-Elles renseignent sur le trac, l’émotion, la tension de celui qui parle.


Une pause correspond à un accent d'intensité : elle souligne le poids du propos qui vient d’être développé, marque une articulation logique essen­tielle.

L’articulation

Ouvrez la bouche pour parler. Que chaque mot soit distinct et prononcé de telle façon que chaque syllabe soit comprise. Exprimez-vous avec une intensité moyenne en articulant avec le plus grand soin, une articulation insuffisante est dans les 9/10 des cas la cause majeure de la non réception d'un message.

La respiration

Respirez après chaque phrase, cela sert de ponctuation. Ne faites pas de phrases trop longues qui vous essoufflent. Votre rythme respiratoire vous permettra de parler longtemps sans fatigue et, de plus facilitera l’écoute de l'auditoire sans tension inutile.

Remarques et constatations du jury

1. II semble inutile de préciser l'importance, aussi bien pour votre assurance que pour l'impression fournie au jury, des premières minutes de la soutenance, il est donc impératif de « respecter » certains points :

-savoir se présenter (allure, tenue - jeans avec des trous !!! -, identité....) ;

-importance capitale du comportement : regard, aisance, politesse, calme, clarté de la voix, gestes à maîtriser...

2. Le jury a un rôle « passif » durant vingt minutes et « actif » durant cinq dix minutes, le comportement (de tout jury) du « taux d'attention » pendant la durée de l'épreuve ressemble au profil ci-dessous (surtout en fin de journée !!!) :

-attentif au début (d'où l’importance d’un bon début) ;

-distrait au bout de quelques minutes (surtout si le candidat n'est pas dynamique) ;

-parfois bavard, mobile, occupé à lire un article,une revue, un rapport, occupé à préparer ses questions pour l’entretien et très attentif lors de l’entretien surtout lorsqu'il y a lit parole.

3. Rapport présenté face au jury... (vous êtes « censé connaître » votre rapport...), vous n'en avez en principe pas besoin pour l'exposer , si ce n'est pour montrer des figures, tableaux, photos, schémas.... et le jury appré­ciera d'autant mieux votre prestation sans avoir votre rapport sans cesse à portée de main... (vous avez des notes pour cela) et je vous recommande de le mettre à disposition du jury car un rapport pour 2, 3 ou 4 personnes... c'est peu et il y a forcément des frustrés !!!

4. Meilleure position : debout devant l'auditoire, oser s’écarter de ses notes, se déplacer du tableau vers l'auditoire et réciproquement, s'animer dans l'espace.

5. Un ton monocorde fait apparaître une indifférence à votre sujet. Prouvez que vous voulez convaincre un auditoire et non accomplir une corvée inévitable.

6. Le candidat doit être concis, précis, doit avoir la rigueur du langage tech­nique et re­chercher la précision des expres­sions utilisées (truc, machin...).

7. Évitez les expressions du type: « heu », « et bien », « ben », « bon », « hop », « je vais vous parler de », «voilà, j'ai fini »...

Ne pas avoir peur de quelques secondes de silence (de vous et du jury), cela cermet de vous ressaisir, de vous situer pour préparer la prochaine intervention.

8. Ayez un suivi logique de vos notes, gérez vos docu­ments en fonction de votre plan (schémas, transparents, documents.... ).

9. Vous êtes « censé connaître » et donc « pouvoir justi­fier » tout document, par exemple : tout fonctionnement d'un mécanisme contenu dans votre rapport surtout si celui-ci fait partie de votre étude.

10.Trop de candidats se contentent d'une énumération fastidieuse de détails non significatifs du thème, lecture catalogue du rapport.

11. Il faut impérativement faire preuve de curiosité, d'imagination, de détermination, pour accrocher, convaincre le jury, donnez-lui envie de vous écouter.

12. Il faut actualiser votre culture sur des techniques en pleine expansion : matières plas­tiques, composi­tes, assemblage, qualité, gestion de production, hygiène, sécurité...

13. Amenez des échantillons des produits fabriqués (si possible) par l'entreprise et de plus concernés par le thème étudié.

14. « Pas de présentation sur transparents ... » (pas eu le temps !!!).

15.Ne planez pas .. et relaxez-vous...

Bon courage !


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